arrow_drop_up arrow_drop_down
20 mei 2019 

Notuleren kost onnodig veel tijd, energie en geld

Notuleren gebeurt overal. Waarschijnlijk is er bij al jullie vergaderingen iemand die notuleert.
Vaak is er een vaste notulist. Ook komen we nog tegen dat aan het begin van de vergadering gevraagd wordt wie wil notuleren.

Ehm, wie leest de notulen eigenlijk?  

Notuleren is zonde van de tijd, zonde van de energie, zonde van het geld!

We vertellen je hoe je die tijd, energie en dat geld kunt besparen.

Notuleren is zonde van de tijd, de energie en het geld…

De laptop staat open, de notulist typt de hele vergadering alles wat besproken wordt.
Na de vergadering werkt hij/zij alles uit en stuurt het rond naar alle betrokkenen.
Een enkeling leest het, de meesten scannen alleen waar hun naam staat.

De volgende vergadering begint met de vraag of er nog vragen of opmerkingen bij de notulen van de vorige keer zijn.
Vaak komt daar weinig uit.
Gedurende de vergadering blijkt dat er een punt een vorige keer al wel aan bod is geweest… als de notulen goed gelezen waren, was het waarschijnlijk opgelost.

Notuleren is zonde van de tijd en energie van de notulist.
En als het een betaalde kracht is, is het ook zonde van het geld.

Want…

  • De wijsheid van die persoon kunnen we maar deels benutten, omdat de aandacht naar de notulen gaat en daardoor maar beperkt bij de inhoudelijke bespreking is.
  • Als die wijsheid toch niet benut kan of wil worden, kan die persoon beter iets anders gaan doen!

Evenzo voor de tijd die anderen in het lezen van de notulen stoppen: zonde van tijd, energie en geld.

Notuleren in rondes is onbegonnen werk

We trainen teams om in rondes te praten.
Je praat als je aan de beurt bent.
Als je niet aan de beurt bent, luister je naar de anderen.
Luisteren om te horen, luisteren om te begrijpen.
Wat zegt die ander, wat bedoelt hij daarmee, wat vind ik daarvan, hoe kan ik zijn wijsheid benutten…?
Dat soort luisteren.

Tegen de tijd dat je dan weer aan de beurt kom, is je mening wat bijgesteld.
Je hebt nog eens na kunnen denken over je eigen standpunt.
Je hebt ook de ideeën van de andere teamleden gehoord.
En al luisterend, al reflecterend, stel je jouw mening wat bij.

Beurt voor beurt, ronde voor ronde, bouwen we op elkaars wijsheid en komen we steeds meer bij een besluit wat recht doet aan iedereen.
We stapelen ideeën, we voegen inzichten samen en komen samen tot een rijk consent-besluit.

Zo’n overleg notuleren is onbegonnen werk!
Eerst tig meningen notuleren en als de eerste dan weer langskomt, heeft hij opeens een iets andere mening….

Hoe notuleren wél werkt

Er is geen notulist, alle laptops zijn dicht.
Laptops dicht tijdens de vergadering is trouwens sowieso een goed idee: zo min mogelijk afleiding, zo veel mogelijk focus op elkaar en de inhoudelijke bespreking. Zorg voor pen en papier en schrijf daarop wat je echt wilt zeggen als je aan de beurt bent.  
Ok, terzake: hoe dan wel zorgen dat de afspraken goed vastgelegd worden?

Door eerst een besluit te nemen en dan pas het besluit te noteren.
Dus we praten net zo lang tot we een rijk consent-besluit hebben.
Dan kan de laptop open en ‘notuleren’ we exact het besluit zoals genomen.
De ‘notulist’ checkt of hij echt precies de goede woorden heeft gebruikt.

LET OP: die laatste is heel belangrijk, de check of het besluit precies verwoord is. Meestal wordt deze check overgeslagen en denkt iedereen wel te weten wat besloten is en wat niet. Dan blijkt het achteraf toch niet helemaal helder… “Nee hoor, het is wel langsgekomen, maar we hebben daar geen besluit over genomen.” Dus herhaal het besluit, check of het compleet is en noteer dat!

Dan kan de laptop weer dicht en kunnen we door naar de bespreking van het volgende punt.
Aan het eind hebben we dan een overzicht van alle besluiten (en eventueel een actielijst erbij).

De ‘notulen’ zijn dan gelijk klaar en iedereen kan teruglezen wat er besloten is.

Wat doen we dan met de persoon die niet bij de vergadering kon zijn?

 1. Maak daar vooraf een afspraak over.

Allereerst is het goed om samen, met z’n allen, af te spreken hoe je om wilt gaan met mensen die niet aanwezig kunnen zijn. Want het is irritant en ineffectief als besprekingen over moeten, omdat de afwezig het niet eens is met het besluit wat is genomen. Neem dáár dus met z’n allen een besluit over!

Ons advies daarbij:

* het werkt het beste als de agenda op tijd af is zodat de afwezige zijn input vooraf kan geven.
* spreek af dat de afwezige automatisch consent gaat met alles wat besloten wordt.

2. Na de vergadering gaat de besluitenlijst naar alle betrokkenen.

De afwezige kan zo zien wat relevant is voor hem.
Als hij toch niet blij is met een besluit, kan hij het bespreken met de betrokkenen of de volgende keer opnieuw inbrengen.
Let op: hij is dan ook verantwoordelijk dit goed voor te bereiden en met een nieuw voorstel te komen.

Afwezigheid mag nooit leiden tot het ontlopen van verantwoordelijkheid. En juist daarom is het dus goed om van tevoren, dus voordat het lastig wordt, te besluiten hoe je hier samen mee om wilt gaan!

Notuleren werkt dus zo (samenvatting)

1. Er is geen notulist meer nodig!
2. Het is wel handig om af te spreken wie de besluiten op wil schrijven en doormailen (toch nog een beetje een notulist…).
3. Bespreek alles in rondes en neem een besluit met consent.
4. Open de laptop en noteer dat besluit.
5. Sluit de laptop en focus je samen op de bespreking van het volgende punt.
6. Iedereen, dus ook de afwezige, heeft de ruimte een agendapunt nog eens in te brengen en met een nieuw voorstel te komen.

That’s it. Dat levert tijd, energie en geld op. Effectief werken, ook in de verslaglegging van je overleg!

Succes!

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen

Wij gebruiken cookies