arrow_drop_up arrow_drop_down
21 maart 2018 

Spelregels voor een effectieve vergadering

Zonder spelregels concentreert een vergadering zich al snel rond de grootste prater(s).

We kennen ze allemaal: mensen die eindeloos blijven praten. Vaak ook nog zonder richting, zonder dat het bijdraagt aan het gesprek. Mensen die vreselijk graag zichzelf horen praten en daar ook alle tijd voor nemen…

Of misschien nog wel irritanter: mensen die door elkaar heen gaan praten. Mensen die gewoon beginnen te praten zonder eerst het woord te vragen. Chaos! En nog zo’n ergernis: mensen die zichzelf en/of elkaar blijven herhalen.

En dan de andere kant van de medaille, en wat mij betreft minstens zo lastig: mensen die niets zeggen, geen inbreng hebben, maar waarvan je weet dat ze van alles vinden…

Spelregels om gehoord te worden!

Het gevolg is dat er ergernis ontstaat, dat mensen hun mond maar houden om niet nog meer tijd in beslag te nemen. Of dat mensen juist nog harder gaan praten, nog steviger hun punt maken, nog vaker zichzelf gaan herhalen. Om maar gehoord te worden, om maar een inbreng te hebben!

Dat is de kern van het probleem: ik wil gehoord worden! Alle deelnemers, extravert of introvert, hebben, net als ieder mens, de diepe wens om gehoord te worden. We willen een bijdrage leveren, relevant zijn. Blijven praten, jezelf of elkaar herhalen en ook door elkaar heen praten, het zijn allemaal strategieën. De andere kant van dezelfde ‘strategie-medaille’ is zwijgen, of zelfs slachtofferschap (‘niemand hoort mij’). Allemaal strategieën om gehoord te worden!

Dit zijn de spelregels

De oplossing zit dus in het werken met goede spelregels. Binnen BeterBesluit noemen we ze ‘procesregels.’

1. Werk in gespreksrondes.

Iedereen komt dus aan de beurt.

2. Luister en laat elkaar uitspreken.

Als iemand aan de beurt is, laten we die persoon zijn verhaal vertellen. We voegen dus niet ons eigen verhaal in (dat komt als we zelf aan de beurt zijn)!

Onze vragen zijn alleen ter verduidelijking en niet om vragenderwijs alsnog ons eigen punt in te voegen. Let op: de meeste vragen zijn niet ter verduidelijking! ‘Ter verduidelijking’ betekent dat je niet snapt wat de persoon bedoelt en heeft als doel om duidelijker te krijgen wat er bedoeld wordt.

Doordat we elkaar niet in de rede vallen en geen auto-biografische vragen stellen, hebben we ook geen discussie. We reageren natuurlijk wel op elkaar, als we aan de beurt komen. Het kan dus zijn dat iemand na jou op jou reageert en dat je dan de hele ronde moet wachten tot je daar weer op mag reageren. Dat is soms lastig én uiteindelijk vaak helpend: door een ronde te wachten heb je extra reflectietijd én tijd om naar de andere verhalen te luisteren. Je reactie wordt daardoor doordachter, constructiever en vaak meer verbindend.

3. Val niet in herhaling.

Herhaal jezelf én de ander niet. Als je punt gezegd is, door jou of een ander, is het gehoord door iedereen en hoeft het niet nog een keer gezegd te worden. Als je merkt dat je toch gaat herhalen, kun je jezelf vragen of je wellicht twijfelt of de anderen wel echt begrepen hebben wat je gezegd hebt. Want die twijfel, dat niet-gehoord voelen, is vaak de reden om te blijven herhalen. Misschien zit hier wel de grootste tijdswinst voor jullie!

4. Herhaal de gespreksrondes tot alles gezegd is.

Soms is één ronde voldoende, soms zijn veel meer rondes nodig. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je iets vergeet te zeggen. Alles wat nodig is komt anders een volgende ronde wel. Liever veel korte ronden, dan maar een paar lange. Dus maak je punt en geef de beurt door. Wil je nog iets toevoegen, dan komt het de volgende ronde wel. Of niet.

5. Neem een besluit met ‘consent.’

Daarover kun je meer lezen in deze blog.

Wat ik zo heerlijk vind hieraan is dat de praters gaan luisteren en de zwijgers gaan spreken. Zo gaan we meer naar elkaar luisteren, ontdekken we hoe verrijkend de ander is. We hoeven niet meer te strijden voor onze stem, die wordt zo zeker gehoord. Vanuit die geruststelling blijven veel woorden achterwege en komt er zoveel meer rust. Heerlijk!

De spelregels introduceren in je team?

Met onderstaande video kun je laagdrempelig en snel de spelregels introduceren in je team. Succes verzekerd! 😉

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen

Wij gebruiken cookies