De 3 essentiële onderdelen van een online overleg

Vanaf begin maart gingen iedereen massaal thuiswerken en online overleggen.

Dat online overleg was voor velen een nieuw ding.
Inmiddels zijn we ruim een half jaar verder en werken we weer (of nog steeds) massaal thuis en online.

In deze blog onze drie belangrijkste tips voor online overleg, aangevuld met links en een handige hand-out voor je team.

De tips zijn niet los verkrijgbaar, je kunt de ene niet toepassen zonder de andere. Ze horen bij elkaar.

Tip 1: Begin altijd met een check-in

Veel mensen die ik sprak vinden het best wel lekker om vanuit huis te werken. Toch is er ook altijd een ding wat gemist wordt: het persoonlijk contact met collega’s, even iets kunnen bespreken met elkaar, de korte afstemming over het persoonlijk leven en meer van dat soort interacties.

Daarom is het júist nu belangrijk om elk (online) overleg te beginnen met een check-in. Neem daar de tijd voor en onderschat de kracht ervan niet.

In die check-in is er ruimte om naar elkaars verhaal te luisteren. Om onverdeelde aandacht voor elkaar te hebben. Om even het gevoel te krijgen dat je verbonden bent met elkaar, dat er contact is.

Schroom niet om ongemakkelijke vragen te stellen. Want het kan zomaar een lastige vraag zijn die júist het contact faciliteert. Bijvoorbeeld de vraag: ‘hoe pittig is deze corona-tijd voor jou en je geliefden?’ Of ‘hoe hou je het vol thuis zonder ons?’

Let op: sla deze check-in nooit over, ook niet als je weinig tijd hebt! Een goede check-in is vaak juist de grootste tijdswinst van een vergadering. Want door goed te starten, zorg je voor snelheid in het vervolg van het overleg!

Wil je meer lezen over de check-in? Lees dan deze blog >>

Tip 2: Praat in rondes

Online door elkaar praten is een drama. De meeste teams hebben wel ontdekt dat je beter om de beurt kunt praten. Onze tip is om dit nog iets formeler te maken: praat in een ronde en zorg zo dat iedereen – op een vast moment – aan de beurt komt.

Die voorspelbaarheid werkt voor iedereen goed, voor de praters én voor de mensen die wat minder makkelijk praten. De praters worden geholpen te gaan luisteren, de zwijgers worden geholpen te gaan praten.

Benut hier het grote voordeel van online overleg: mute je microfoon als je niet aan de beurt bent. Een plotselinge ‘ik wil ook wat zeggen’ wordt dan gesmoord in je eigen ruimte.

“Overleggen wordt zo kaal op deze manier, zelfs een instemmend hummetje wordt niet meer gehoord.” Ja, *piep*, dat is een nadeel van dat muten. Gebruik dus je spreektijd om ook te reageren op de anderen, om te laten horen dat je hen gehoord hebt!

Wil je meer lezen over procesregels voor een effectief overleg? Lees dan deze blog >>

Tip 3: Werk met een gespreksleider (en niet een voorzitter)

Maar ja, dan is er een probleem: iedereen heeft een andere volgorde op z’n scherm staan.

Juist daarom is het belangrijk dat iemand de gespreksleider is. Deze persoon kan de volgorde op zijn eigen scherm aanhouden en zo de eerste ronde iedereen een beurt geven.

Als vervolgens iedereen onthoudt na wie hij/zij aan de beurt is, dan hoeft de gespreksleider het niet meer telkens te zeggen.

Let op: verander als gespreksleider nooit eigenhandig te structuur! De structuur (het praten in rondes) is de baas, daar schikken we ons allemaal naar, gezamenlijk. Je hoeft dus alleen in de gaten te houden of de volgorde nog aangehouden wordt en niemand stiekem z’n mute-knop ‘vergeet.’

Wil je meer weten over het verschil tussen een voorzitter en een gespreksleider? Lees dan deze blog >>

BONUS-TIP: Blijf erbij en/of breng je afleiding in

Tijdens een online overleg kun je ook lekker iets anders gaan doen. En misschien heeft de rest het niet door…
Je zou dit een voordeel én een nadeel kunnen noemen. Soms is het onderwerp niet relevant voor je en kun je de tijd benutten voor iets wat urgenter is. Dat lijkt een voordeel. Uiteindelijk is het dat niet. Want we hebben jou nodig, volledig!

Afhaken brengt focus-verlies met zich mee. En andersom: focus-verlies zorgt voor afhaken.

Hoe dan wel?

1. Neem voor de start van het overleg het besluit er full focus in te gaan
2. Kun je dat niet, breng dat dan gelijk in bij de check-in. Dan is het maar helder.
3. Elimineer alle afleiding: open een nieuw browser-venster (dus geen andere tabbladen als afleiding), doe je mail uit, leg je mobiel weg, etcetera. Jij weet wat nodig is om niet afgeleid te raken.
4. Raak je toch afgeleid? Breng het in, wacht daar niet mee, laat je niet kapen door de afleiding! Als jij afhaakt, is de kans groot dat iemand anders ook aan het afhaken is. Als jij afhaakt, is de kans groot dat het onderwerp nog een laagje dieper mag, of sneller, of…
5. Gelijkwaardigheid is (ook hier – het is altijd) de sleutel. Jij bent niet de baas, die ander is niet de baas, samen zoeken jullie het beste voor iedereen. Vanuit die houding is betrokkenheid belangrijk (ook als het thema je niet aangaat) én het inbrengen van je afhaken (want we hebben jou nodig en jou afhaken doet er daarom toe).

We hebben nog 6 tips op een hand-out staan

Wil je deze hand-out hebben, ga dan naar https://samenwerkt.nu/online-vergaderen/.

We mailen je dan direct de link naar de hand-out. Deel deze gerust in je team en met wie je maar wilt!