Vervang de voorzitter door een gespreksleider
21 oktober 2020 

Vervang de voorzitter door een gespreksleider

Dikke kans dat al jouw overleggen nog een voorzitter hebben. Misschien ben jij het zelf wel…

Hoe dan ook hebben we goed nieuws voor je: het kan mooier voor de voorzitter én voor alle andere betrokkenen.

Want voorzitten is regelmatig hard werken.
En als deelnemer van een vergadering is de voorzitter niet altijd even prettig.

In deze blog laten we je zien hoe je als gespreksleider minder hard hoeft te werken, jullie toch effectief kunnen vergaderen én iedere deelnemer zich echt gehoord en betrokken voelt.

Je bent niet het alwetende orakel

Een voorzitter is ook maar een mens. Inclusief kwetsbaarheden. Het is een illusie te denken dat een voorzitter altijd precies weet wat een vergadering nodig heeft. En toch is het nog steeds vaak zo dat de voorzitter de touwtjes in handen heeft en de overige deelnemers zich daar aan overgeven (of rebelleren – zichtbaar of verborgen).

Eerder schreef ik het volgende in een blog:

“Gisteren was ik in een overleg en zag ik het weer gebeuren. De voorzitter wilde sneller en ging daarom afkappen, ingrijpen, conclusies trekken, etcetera. Met als resultaat dat we ongeveer binnen de tijd klaar waren én dat er ontevreden teamleden waren en het agendapunt nog lang niet klaar was.

Bij tijdgebrek een vlucht naar voren maken en gaan beperken en afkappen is onverstandig. Dan raak je nog verder van huis: ontevreden teamleden, herhalende agendapunten, en meer. Je kent het wel.”

Om twee redenen is het onverstandig met een ‘voorzitter oude stijl' te werken:
> de voorzitter is niet het alwetende orakel en weet dus niet precies wat nodig is. Gevolg: dikke kans dat deelnemers zich regelmatig gepasseerd voelen.
> de andere deelnemers komen in een afhankelijke positie, terwijl we juist hun eigenaarschap willen. Gevolg: de voorzitter moet (te) hard werken.

Eigenaarschap

Hoe meer eigenaarschap in het team, hoe lichter het samenwerken is. Want eigenaarschap gaat over verantwoordelijkheid nemen: verantwoordelijkheid voor de taak én verantwoordelijkheid voor de relatie.
Jouw thema is ons thema, jouw worsteling is onze worsteling.
En daarmee dus ook: jouw vergadering is onze vergadering.

Vergaderen wordt leuker en effectiever als iedereen eigenaar is van de vergadering.
Dat betekent dus dat jouw ergernis – “het schiet niet op” – van harte welkom is.
En ook jouw “ho, ik heb nog even tijd nodig, dit gaat voor mij niet werken.”

Een voorzitter stuurt op proces en inhoud.
Stel je voor dat we allemaal eigenaar zijn van proces en inhoud…

Als we samen verantwoordelijk zijn om dit effectief én efficiënt te bespreken…
> spreken we elkaar aan op herhalingen, sabotage, etcetera
> zorgen we samen dat iedereen aan bod komt
> snappen we ook wel dat we niet allemaal onze eigen zin kunnen krijgen
> vul maar in …

Grondhouding = samen

Snel wordt dit verward met een wedstrijdje wie het meest eigenaar is, wie de baas is.

Laat ik je snel uit die droom (of nachtmerrie…) helpen: als jullie gelijkwaardig samenwerken, doet dat er niet meer toe, is dat een non-thema.

Want in een samenwerking waarin iedereen aan bod komt, elke stem gehoord wordt én ook iedereen geholpen wordt te luisteren naar elkaar, gaat het niet meer om ik-gerichtheid, maar om samen.

Door de rust, het gedwongen luisteren, ontstaat ruimte om de ander te horen en om eigen overtuigingen te heroverwegen.

In de consentbesluitvorming wordt elk veto geëlimineerd en zo wordt elk bezwaar omgezet in het nemen van nieuwe verantwoordelijkheid: heb je een bezwaar tegen een voorstel, dan heb je gelijk de taak een nieuw voorstel te doen. Net zo lang tot we een besluit hebben waar niemand een overwegend bezwaar tegen heeft. Slappe hap? Geenszins👊

Stop hiermee …, doe voortaan …

Over de verschillen tussen een voorzitter en een gespreksleider.

Onderstaande verschillen zijn soms wellicht wat gechargeerd. Sommige voorzitters zijn in de praktijk eigenlijk die gelijkwaardige gespreksleider.
Ach, ik zie jou wel in staat om de lessen hier uit te halen 😉

> Een voorzitter staat boven de partijen, een gespreksleider is gelijkwaardig onderdeel van het geheel.

> Een voorzitter is sturend/leidend, een gespreksleider faciliteert, is de procesbewaker.

> Een voorzitter is aan het kaderen en geeft beurten, een gespreksleider laat de methodiek z'n werk doen.

> Een voorzitter heeft veel invloed, een gespreksleider heeft evenveel invloed als ieder ander.

> Een voorzitter gaat voor de meerderheid, een gespreksleider gaat voor consent.

> Een voorzitter kiest vaak efficiënt (alles bespreken) boven effectief (alles wordt gezegd), een gespreksleider verkiest effectief (lange termijn) boven efficiënt (korte termijn).

Je doet wel mee en bent belangrijk!

Een gespreksleider is wel belangrijk en zijn aanwezigheid brengt ontspanning.

Mijn eerste tip voor de gespreksleider is dan ook altijd ‘ontspan, laat de methodiek z'n werk doen' en de tweede tip is ‘wees alert'. Het is en-en: ontspannen én alert zijn.

Je bent niet meer de baas, het hangt niet meer allemaal van jou af…

EN zorg wel dat je alert blijft, dat het proces nog gaat zoals afgesproken…

Onze belangrijkste tip voor de gespreksleider

In de gelijkwaardigheid, als jij niet meer de baas bent, hoef jij het dus ook niet altijd precies te weten. Jij bent de leider die het prima even niet kan weten.

Daarom is dit onze tip: durf het soms even niet te weten en vraag de groep om hulp.

Zolang je het proces blijft volgen, zolang je de methodiek vertrouwt, gaat deze hulpvraag júist effectiviteit en verbinding brengen.
Want de methodiek zorgt wel (en blijft zorgen) dat iedereen aan bod komt, besluiten met draagvlak genomen worden, etcetera.

Door je zoeken te delen, leg je eigenaarschap in de groep én bouw je aan vertrouwen.

Want als jij durft te twijfelen, als jij het niet altijd zeker weet, dan plavei je voor mij de weg om ook te twijfelen, het soms ook niet te weten. EN: om mijn verantwoordelijkheid te nemen voor ons samen, dat wanneer jij het niet weet ik mijn wijsheid in kan zetten.

Wil jij zo'n gespreksleider zijn?

Gefeliciteerd, daar gaan jij én alle betrokkenen blij van worden!🥳

Doe mee met onze basistraining (live, online): ervaar, oefen en krijg praktische tools om zelf die gespreksleider te zijn.

Klik op deze link voor meer informatie over de training.
Let op: er zijn maar 6 plaatsen!

Komt een training nog te vroeg of wil je er nog geen geld aan uitgeven? Doe dan mee met een webinar.

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen