Check-in: de onmisbare start van een effectieve vergadering

De tip van deze blog: begin elk overleg met een check-in (ook als je maar met z’n 2-en bent!).

In deze blog schrijf ik over de gevaren van het níet starten met een check-in, over het hoe en over de gevolgen van een goede check-in.

Heb je nog vragen of opmerkingen? Laat ze achter in de commentaren onder deze blog!

Onuitgesproken en toch aanwezig

In een vergadering willen we zo effectief mogelijk bespreken wat besproken moet worden. In de bespreking van punten kan er veel onderstroom zijn, dingen die wél aanwezig zijn maar níet uitgesproken worden. Zoals bijvoorbeeld zorgen, irritaties, verborgen agenda‘s. Al deze onuitgesproken emoties en gedachten werken vertragend op het proces. Want hoewel het niet uitgesproken wordt, is het wél aanwezig!

Het is krachtig om de vergadering te starten met de afstemming met jezelf én met de ander. Wat is voor mij belangrijk dit overleg? En ook: wat is voor jou belangrijk? Zodat dát wat een rol speelt in het overleg ook zichtbaar wordt, uitgesproken. Daarmee neem je (een deel van de) onderstroom weg, ontstaat er helderheid over wederzijdse verwachtingen. Zo plavei je de weg naar een effectieve en verbindende inhoudelijke bespreking.

De twee essentiële vragen van een check-in

De check-in bevat de volgende twee vragen:

1. Hoe zit je erbij?

Dit gaat over het loslaten waar je vandaan komt, bijvoorbeeld een vorig overleg, een intensieve thuissituatie, zorgen over de kinderen, collega’s of wat dan ook. “Ik zit er wat gespannen bij, want ik moet nog veel doen en ik vind het vervelend dat deze vergadering mijn harden werken nu onderbreekt.” Of “Er was veel gedoe thuis, het was lastig weg te gaan en ik merk dat ik daar nu nog last van heb.” Natuurlijk kun positieve emoties er ook zijn, zoals “Ik heb zin in dit overleg, want nu gaan we eindelijk een besluit nemen over dat onderwerp wat ik zo belangrijk vind.” Of “Ik heb een heerlijke dag, zit er lekker bij, kom maar op.”

2. Wat is je doel of verwachting voor dit overleg?

De tweede vraag heeft eigenlijk de functie van een Rondvraag. Wat wil jij dat vandaag besproken wordt, wat hoop je dat er gebeurt? Of ook de vraag waar je zorgen over maakt, waar je tegenop ziet. “Vandaag wil ik in ieder geval .. besproken hebben.” Of “Ik vind deze vergadering spannend, want ik verwacht dat we .. gaan bespreken en dat thema doet me veel.”

Gevolgen van een check-in

Het stellen van deze vragen heeft een aantal krachtige gevolgen:

1. Door dat het uitgesproken wordt, ontneem je al de kracht ervan. Dus heftige emoties worden lichter als ze uitgesproken worden, zorgen worden minder als ze gedeeld worden.

2. Er ontstaat medemenselijkheid. Door het horen en zien van elkaars menselijkheid, ontstaat herkenning. Die herkenning leidt tot begrip en verbinding. Door begrip en verbinding ontstaat effectiviteit, want dan kunnen we meebewegen met elkaar, kunnen we je standpunten beter begrijpen, etcetera.

3. Ieders verwachtingen zijn helder en daardoor kunnen we er rekening mee houden. Doordat aan het begin van de vergadering helder is hoe iemand erbij zit en wat iemands doel of verwachting van het overleg is, kan daar in de vergadering direct rekening mee gehouden worden. Dat maakt dat zowel de communicatie als de inhoud afgestemd is op alle aanwezigen. Dit voorkomt een trash-load aan onuitgesproken gedoe, langs elkaar heen praten, trage processen, oeverloze discussies en meer…

4. De conclusie: zo ontstaat er verbinding én focus, wat een grote invloed heeft op de efficiëntie (de snelheid van bespreken) én de effectiviteit (de duurzaamheid van besluiten).

Een goed begin is het halve werk! Dat geldt zeker voor een vergadering die start met een check-in.

Let op ‘het lief-en-leed-rondje’!

Een check-in wordt al snel verward met een lief-en-leed-rondje. Dan komen er ineens allerlei drama’s, familieproblemen, irritaties, etc op tafel. De vraag is of dit helpend is voor het overleg. Waarschijnlijk niet, want het leidt af van de inhoud én het kost ontzettend veel tijd.

Is het nodig dat er meer tijd is om lief-en-leed te delen? Plan dan een apart overleg waarin jullie daar ruim de tijd voor kunnen nemen.

Zo begeleidde ik ooit een team wat samen besloot 1x per maand meer tijd te nemen voor de check-in om lief-en-leed te kunnen delen. Met dat het gepland stond, was er ook ruimte om die verhalen in het hier-en-nu uit te stellen.

Zo werkt het vaak: als er geen ‘uitlaat’ in zicht is, dan moet het nu eruit… is er wel een uitlaat in zicht, dan kan het prima even wachten.

Een handig hulpmiddel bij de check-in

Bij de vraag ‘hoe zit je erbij?’ gebruik ik regelmatig de GROK-kaartenset.

Deze kaartenset heeft een stapel gevoelens-kaarten en een stapel behoeften-kaarten. Voor de start van het overleg leg ik de kaarten op tafel en vraag alle betrokkenen een paar kaarten te pakken die op dat moment van toepassing zijn voor hem/haar. Het antwoord op de vraag ‘hoe zit je erbij?’ kan dan het oplezen van die kaarten zijn.

Dit heeft twee krachtige functies:

1. je geeft woorden, vocabulaire, men hoeft niet zelf de woorden te verzinnen. Heerlijk, een hulpmiddel, ‘ah, zo zit ik erbij, fijn dat het woord me aangereikt wordt.’

2. je houdt het rondje kort, omdat mensen geneigd zijn zich alleen te richten op de twee of drie woorden die ze pakten.

Voor de lezer die liever video ziet

Een tijdje geleden maakte ik onderstaande video over de check-in. Deel de video gerust in je team of netwerk!

Vragen? Laat je horen!

Schrijf je commentaar onder deze blog.

We hebben graag contact met je, we helpen je graag verder.

Voor effectief én plezierig vergaderen!