Iedereen recht doen én snel gaan in je vergadering
Wil jij iedereen recht doen én voortvarend en daadkrachtig vergaderen?
Lees dan verder…
In overleggen spelen allerlei belangen. Vaak is er veel te bespreken en is het belangrijk dat alles besproken wordt. Maar de tijd is kort.
Er zit niks anders op dan te timeboxen (maximaal x aantal minuten per agendapunt) en/of strak te leiden als voorzitter.
Met als groot nadeel dat er regelmatig een punt bij zit wat niet goed besproken kan worden; het gesprek is eigenlijk nog niet klaar en moet een andere keer verder óf er wordt een half besluit genomen.
Een ander nadeel is dat er mensen zijn die niet zo lekker werken onder tijdsdruk. En dus in zo’n vergadering, waarin veel besproken moet worden, stil vallen, hun inbreng achterwege laten.
Met als gevolg dat ze niet echt tevreden zijn, niet gezien zijn, de besluiten wellicht niet kunnen dragen.
Snelheid, veel agendapunten bespreken… allemaal leuk en aardig… waar het mij als eerste om gaat is dat iedereen tot z’n recht komt. In gelijkwaardigheid is er ruimte voor iedereen.
Botst dat met effectiviteit en efficiency?
Dat hoeft niet. Sterker nog: ons pleidooi is dat je samenwerken/overleggen júist effectief en efficiënt worden als je begint met ‘iedereen recht doen’.
Een blog over recht doen, veel agendapunten, beperkte tijd en de rol van de voorzitter.
Recht doen
Dat is dat jij echt jij mag zijn en ik echt ik.
Dat jij niet de baas bent én ik niet.
Dat jouw inbreng er toe doet én mijn inbreng.
Gelijkwaardigheid is de sleutel. Daarmee is ook iedereen verantwoordelijk voor zichzelf én het geheel.
Ik schrijf telkens én om te onderstrepen dat het allebei is. Dus geen zelf ten koste van de ander, geen ander ten koste van jezelf.
De besluiten die op die manier genomen worden, doen dus ook recht aan alle betrokkenen.
We nemen dan besluiten met consent, dat wil zeggen ‘waar niemand een overwegend beargumenteerd bezwaar tégen heeft’. Dat ‘geen bezwaar-gebied’ is veel groter dan het ‘vind ik fijn-gebied’ en biedt dus ook veel ruimte aan de te nemen besluiten!
“Dit is onwerkbaar met veel agendapunten.”
Dat hoor ik regelmatig. En dat klopt. Ben je met veel mensen en heb je ook nog eens veel agendapunten, dan is het ondoenlijk om bij elk punt iedereen aan het woord te laten en de tijd nemen om dat consent-besluit te vinden. Althans, als je ook alle agendapunten besproken wilt hebben.
Let op: laat dit nooit een reden zijn om het recht doen aan iedereen los te laten, om dan maar te kiezen dat niet iedereen recht gedaan wordt. Nee, zoek een vorm die alsnog wel iedereen recht doet!
Let op de ‘vlucht naar voren!’
Gisteren was ik in een overleg en zag ik het weer gebeuren. De voorzitter wilde sneller en ging daarom afkappen, ingrijpen, conclusies trekken, etcetera. Met als resultaat dat we ongeveer binnen de tijd klaar waren én dat er ontevreden teamleden waren en het agendapunt nog lang niet klaar was.
Bij tijdgebrek een vlucht naar voren maken en gaan beperken en afkappen is onverstandig. Dan raak je nog verder van huis: ontevreden teamleden, herhalende agendapunten, en meer. Je kent het wel.
Wat dan wel?
Ik hoop dat je tot hier bent gekomen en die vraag wilt stellen!
Want stel dat er wél een vorm is die recht doet aan iedereen én haalbaar is met veel mensen en overvolle agenda’s…. wil je dat weten?
Er is hier veel over te zeggen, ik kan je veel tips geven. En dan nog is elke situatie weer anders.
Mijn belangrijkste tip voor iedereen: maak dít bespreekbaar in je team!
Plan desnoods een extra vergadering om samen te bespreken hoe de vergaderingen gaan, hoe jullie om willen gaan met die vele agendapunten, met die korte tijd, etcetera.
Wil je meer tips, lees dan ons artikel met 5 tips hoe om te gaan met overvolle vergader-agenda’s.
Gelijk toe te passen!