Er wordt zo machtig veel vergaderd en vaak is dat verre van effectief.
Niemand die daar blij van wordt.
En toch blijft ‘men’ het maar doen.
Als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je kreeg.
Dus zonder actie gaat jullie manier van vergaderen niet veranderen.
In deze blog geef ik je vier belangrijke elementen voor een effectieve vergadering.
Eerst dit: wat is effectief?
De begrippen efficiënt en effectief worden vaak door elkaar gebruikt. Er zijn ook verschillende definities te vinden van deze woorden.
Laat dit duidelijk zijn: efficiënt is vaak verre van effectief.
In het moment lijkt een vergadering misschien wel lekker snel te gaan, lekker efficiënt!
Maar al het gedoe wat er nog achteraan komt, maakt dat het allesbehalve effectief was en is.
Natuurlijk, het is fijn om zoveel mogelijk te doen in zo min mogelijk tijd.
Ik wil je uitnodigen om dat begrip tijd iets ruimer te zien, meer in een lange termijn.
Effectiviteit is gericht op duurzaamheid, daar kunnen we een tijdje mee vooruit.
Daarmee kan iets in het moment wat langer duren, maar bespaar je daar op termijn ontzettend veel tijd en gedoe mee.
Wil je tijdswinst? Accepteer dan dat je hier-en-nu er misschien iets langer over doet.
Ik weet dat dit moeilijk is voor menig leidinggevende. Regelmatig zie ik ze verdrinken in de waan van de dag.
Echt, geloof me, dit schiet niet op: neem even afstand, neem de tijd en ontdek dat er zoveel tijd en gedoe te besparen is!
1. Begin met een check-in
Begin elk overleg – ook als je met z’n tweeën bent – met een check-in.
De check-in heeft twee functies:
a. delen hoe je erbij zit
Door bijvoorbeeld de vraag ‘hoe zit je erbij?’ of ‘wat heb je nodig om dit overleg gefocused te blijven?’ De functie van deze vragen is dat mensen even stilstaan bij zichzelf en dat delen in de groep. Door het delen ontstaat opluchting/ruimte voor eigen gevoel én er ontstaat medemenselijkheid tussen teamleden.
b. delen welke verwachtingen of doelen je voor het overleg hebt
Eigenlijk is dit al de Rondvraag. Zo is gelijk in het begin van het overleg helder wat de verwachtingen zijn en hoeft dat geen onuitgesproken invloed te hebben in het overleg.
Lees deze blog als je meer wilt lezen over de check-in >
2. Praat in rondes
De sleutel tot effectiviteit is luisteren en gehoord worden.
We zijn niet zo goed in luisteren.
Ons luisteren is meestal gericht op ‘reageren’ en ‘wat vind ik hier zelf van.’
Luisteren is zoveel krachtiger als het gericht is op de ander, om te begrijpen wat die ander bedoelt.
Als je zo luistert en ook zo beluisterd wordt, hoor je zoveel meer en komt er zoveel meer diepgang.
Praten in rondes helpt om zo te gaan luisteren.
Omdat je weet wanneer je aan de beurt bent, tot wanneer je je spreken uit moet stellen.
En ook omdat je weet wanneer je niet aan de beurt bent, zodat je ontslagen bent van de urgentie om te spreken.
Dat ontslagen zijn van de urgentie om te spreken is nodig om in een luister- en reflectiehouding te komen. Uit de urgentie, in de rust.
Geloof me, dat is ‘where the magic happens’: praat in rondes en hou je mond als je niet aan de beurt bent.
Lees meer over die rondes in deze blog >
3. Vervang de voorzitter door een gespreksleider
Er is ontzettend veel kracht in gelijkwaardig leiderschap.
Dat betekent dat de voorzitter niet meer het alwetende orakel hoeft te zijn die precies weet wat een vergadering nodig heeft.
En dat betekent ook dat de andere deelnemers niet meer slaafs kunnen volgen of de boel saboteren.
Gelijkwaardigheid betekent samen eigenaar zijn, samen verantwoordelijk zijn voor de effectiviteit in de vergadering.
Toch is het wel prettig als er een gespreksleider is, iemand die het proces faciliteert.
Let op: faciliteert, dus niet stuurt.
Wil je meer hierover lezen, lees dan de blog ‘Vervang de voorzitter door een gespreksleider’ >
4. Neem besluiten met consent
In de meeste teams worden besluiten niet altijd gedragen door alle betrokkenen.
Echt, stop daarmee. Dat geeft zoveel gedoe, onveiligheid en onvrede.
Neem besluiten met consent.
Consent betekent dat je geen overwegend en beargumenteerd bezwaar hebt tegen het nemen van een besluit.
We gaan dus niet uit van ‘wat iedereen fijn vindt’, maar kijken naar ‘waar geen bezwaren bij zijn.’
Soms wordt dit verward met consensus en polderen.
Niets is minder waar.
Door consent ontstaan rijke besluiten en draagvlak van het hele team.
Weg met alle slappe hap en onderling gekonkel.
Kies voor diepgang, openheid en draagvlak!
In deze blog lees je meer over de betekenis van consent >
In deze blog lees je hoe je een besluit met consent neemt >
Er is nog zoveel meer te zeggen…
Dit is ons vak: teams helpen effectiever te vergaderen.
Het is een illusie om jou dat in 1000 woorden even aan te leren.
Als het zo makkelijk was, waren wij niet nodig geweest.
Lijkt het je eenvoudig toe te passen? Ga het dan doen. Het rendement krijg je pas als je aan de slag gaat en al experimenterend doorontwikkeld.
Loop je alsnog tegen dingen aan, lukt het niet? Contact ons dan. We inspireren en ondersteunen je graag.
Wil je meer weten? Doe dan mee aan ons webinar. In ruim een uur krijg je een bak informatie en tips. Meer informatie en aanmelden kan via deze link >
