Wat te doen met een overvolle vergader-agenda

Een overvolle agenda voor de vergadering kennen we allemaal. Teveel punten om te bespreken.

Een bekende en veelgebruikte strategie is ‘alles er binnen de tijd doorheen werken.’ Een strenge voorzitter en/of tijdsbewaking maakt dat alle punten binnen de tijd besproken worden.

Waarom dit niet werkt…

Dit leidt vaak tot ineffectiviteit én ontevreden teamleden. Want er was geen tijd om alles te zeggen wat gezegd moest worden, waardoor thema’s weer terugkomen op de agenda. Besluiten worden niet gedragen, waardoor de uitvoering te wensen overlaat.
Teamleden voelen zich niet gehoord, waardoor spanningen de uitvoering én samenhang frustreren.

Kortom: niet duurzaam, niet effectief.

Eerder schreef ik over ‘recht doen én snel gaan.’
In dit artikel meer tips hoe dit aan te pakken.

Want ‘recht doen’ staat bovenaan, daar begint effectiviteit én efficiency!

“De agenda moet helemaal besproken worden!“

Misschien is dit wel je eerste reactie.

“Het kan niet anders, alles is belangrijk en moet besproken worden.”

Stel je voor dat het mogelijk is dat alles besproken wordt…
Dat alles belangrijk is en blijft…

Stel je voor dat we zo ook nog duurzame besluiten nemen waar ieder teamlid tevreden over is.

Stel je voor dat en-en mogelijk is: én recht doen aan alle teamleden én recht doen aan alle punten én effectief en efficiënt werken én …

Blijkbaar heb je de oplossing nog niet gevonden. Dat betekent niet dat er geen oplossing is. Die is er namelijk wél!

Ik heb nog een beetje schroom om verder te schrijven. Want onze aanpak gaat verder dan een trucje. Toch denk ik dat je met onze tips gelijk al goede resultaten kunt halen. Op hoop van zegen!

Hoe dan wel?

Ik ga je een paar tips geven. Lees het door, pak eruit wat nu werkt voor jullie en ga ermee aan de slag!

1. Zorg voor een veilige context waarin alles gezegd kan worden.

In je team zijn teamleden die veel praten, wellicht omdat ze gehoord willen worden, het idee hebben dat ze een krachtige bijdrage kunnen hebben of omdat ze het idee hebben dat de ander zijn punt nog niet begrijpt.

Er zijn ook teamleden die weinig praten of misschien wel niets zeggen. Bang om overruled te worden of wellicht omdat ze niet gelijk weten wat ze van iets vinden.

Allemaal, zonder uitzondering, hebben ze behoefte aan veiligheid, dat ze gehoord worden, dat hun mening er toe doet.
Die veiligheid kun je faciliteren door te praten in rondes (en je mond te houden als je niet aan de beurt bent). Die vaste structuur helpt je om te luisteren, na te denken voor je praat én als je aan de beurt te zeggen wat je wil zeggen. En ga net zo lang door met deze rondes tot alles gezegd is, tot niemand meer iets aan te vullen heeft.

Dit heeft eerst tijd nodig, het is wennen.
Neem de tijd om daarin te groeien. Je hoeft het niet altijd toe te passen. Doe het zeker wél zo als je de volgende punten bespreekt.

2. Bespreek samen hoe je wilt vergaderen.

“Waar zijn wij nou helemaal mee bezig?” Ik kan dit iedereen aanraden. Ga eens ‘met een helikopter boven jullie vergadertafel hangen’ en bespreek hoe het gaat. Wat vind je fijn, wat zou je graag anders zien? Er is geen goed of fout, alles mag gezegd worden. En alles wat gezegd wordt, gaat over degene die het zegt. Dus voel je niet veroordeelt, laat alles lekker bij de ander.
En als je ergens niet tevreden over bent, hoe zou je het dan willen?
Je kunt bijvoorbeeld voor deze vergadering dit artikel rondsturen en op de agenda punten zetten als: ‘hoe willen we omgaan met de overvolle agenda en punten die doorschuiven?’, ‘wat hebben we nodig in een voorzitter/gespreksleider?’, e.d.

3. Scan wat in een mandaat kan.

Het is vaak onnodig en inefficiënt om alles met z’n allen te bespreken. Scan jullie agenda’s en kies wat prima aan iemand toevertrouwd kan worden (mandaat geven). Deze persoon kan dan wellicht wel terugkoppelen wat hij gedaan heeft, maar het punt hoeft niet meer iedereen ‘z’n plasje over te doen.’

De mandaten blijven totdat iemand niet blij is met het mandaat en dit ter overweging op de agenda zet. Als je niet tevreden bent over de uitvoering van de ander, gaan we het niet primair hebben over die inhoud en uitvoering (die ligt immers met een mandaat bij de persoon), maar je zet op de agenda dat je het mandaat wilt heroverwegen. Dus pas op dat je niet de inhoud weer in schiet. Die ligt niet bij jou, tenzij jullie samen kiezen dat iemand anders het mandaat krijgt.

Geloof me, in de meeste teams waar ik kom, kunnen de meeste agendapunten prima in een mandaat toevertrouwd worden aan één of meer teamleden!
Vertrouwen in plaats van controle! (hmm, leuke titel voor een nieuwe blog…)

4. Wat overblijft kan zorgvuldig besproken worden.

Als je tip 3 hebt toegepast, blijven er nog een paar punten over. Voor die punten kan dan alle tijd genomen worden. Of tenminste, alle tijd die jullie hebben. Heb je alsnog tijd te weinig, schuiven er alsnog agendapunten door, ga dan weer terug naar punt 2 of 3.

5. Besluit met consent.

Ik kan het niet laten om hier onze belangrijkste tool te noemen: besluit alles in gelijkwaardigheid en met consent. Het is magisch (of liever zeg ik: goddelijk) als mensen echt zichzelf mogen zijn. Dan worden besluiten verrijkt, daar bloeit creativiteit, daar groeit onderling vertrouwen, dat is werkgeluk, daar is samen, effectiviteit, etcetera…

Succes!