arrow_drop_up arrow_drop_down
Halveer je vergaderagenda!
29 oktober 2020 

Halveer je vergaderagenda!

Vergaderagenda's zijn vaak overvol.

Dat is onnodig: meestal kan zeker de helft van de punten van de agenda.

In deze blog de essentie van het probleem én een stappenplan om gelijk toe te passen!

Iedereen z'n plasje doen

Afstemming is tegenwoordig heel belangrijk. En terecht.
Toch verwordt het al snel tot ‘iedereen moet overal z'n plasje over doen.'
Dan gaat afstemming zomaar ten koste van de kwaliteit!

De uitdaging is om goed afgestemd te zijn én kwaliteit te borgen.
Op de hoogte te blijven én soms het even niet te hoeven weten.
Je deskundigheid in te kunnen brengen én anderen te vertrouwen, je er even niet mee bemoeien.

Ook hier geldt: vertrouwen is de sleutel

Vergaderen jullie veel?
Wil iedereen z'n plasje doen?
Duurt besluitvorming soms eindeloos lang?
Zijn medewerkers ontevreden omdat ze meer inspraak willen en managers omdat ze alles moeten verantwoorden?

Dan hebben jullie nog een uitdaging op onderling vertrouwen en psychologische veiligheid.

Ga dáár mee aan de slag, ga bouwen aan vertrouwen en veiligheid.

Einstein wist het al: “Als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je kreeg.”

Als je eindeloos blijft vergaderen, zal dat zichzelf ook in stand houden.
STOP! En investeer in de diepere laag daaronder, wat er echt nodig is om je agenda te halveren.

Er zijn twee routes om te bouwen aan vertrouwen en veiligheid:
1. het erover gaan hebben
2. het anders gaan doen.

Die eerste kan ontzettend krachtig zijn. Wij faciliteren dat graag 😉
In deze blog richt ik me even op de tweede: het anders gaan doen.

Is vertrouwen geen punt bij jullie? Pas dan vandaag nog onze tips toe. Het is zonde van je tijd en energie om daar nog langer mee te wachten…

Hieronder een stappenplan om je agenda te halveren.

De helft kan van de agenda: stappenplan

Er wordt veel tijd verspild aan agendapunten die beter niet met z'n allen besproken kunnen worden.
Mijn tip van deze blog: stop per direct met alles met z'n allen bespreken. Dat is zonde van je tijd en energie!

Vraag 1: wat is jullie domein?

In teams wordt regelmatig gepraat over dingen waar het team helemaal niet over gaat.

Ok, soms is het nodig even te spuien over iets irritants wat buiten jullie ‘cirkel van invloed' ligt.
Waak ervoor dat je hier niet teveel tijd aan besteed.

Dus scan de agenda: wat is jullie domein, over wat zijn jullie verantwoordelijk iets te vinden of zelfs besluiten te nemen?

Staan er dingen op de agenda waar jullie eigenlijk niet over gaan? Voorkom dat je daar tijd aan kwijt bent.
Richt je liever op waar jullie wél over gaan. Als je nog een keer tijd over hebt, kun je het over die andere dingen hebben.

Vraag 2: wat kan prima door 1 of meer mensen gedaan worden?

Nu helder is wat jullie domein is, is het de vraag of het nodig is om dat allemaal met z'n allen te bespreken en uit te voeren. Menig agendapunt kan prima aan 1 of meer teamleden toevertrouwd worden.

Dus scan de agenda: welke agendapunten kunnen prima toevertrouwd worden aan een teamlid? Welke agendapunten hoeven van jullie echt niet met z'n allen besproken te worden?

Hier zit jullie grote uitdaging! Durf uit-de-box te denken, durf te vertrouwen, durf los te laten. Experimenteer en reflecteer later hoe het uitgepakt heeft.

Vraag 3: welk teamlid wil die taak oppakken?

Nu helder is welke agendapunten toevertrouwd kunnen worden, is het tijd mensen te gaan kiezen voor de taak. Doe dat (zoveel als mogelijk) via een consentbesluit. In onze online training hebben we ook een model voor consent-verkiezing: een vorm waarin met consent besloten wordt wie de taak op gaat pakken. (tip: koop die online training)

Vraag 4: ben je nog tevreden? (evalueer)

Neem – zeker als je hier net mee start – regelmatig een moment om te evalueren.

Ben je niet tevreden over de uitvoering van iemand?

Bespreek dit dan in de vergadering, maar let op dat je niet de inhoud in duikt! De inhoud is namelijk nog van die persoon aan wie het ooit toevertrouwd werd.

Bespreek waarom je zorgen hebt over die persoon als uitvoerder. En besluit vervolgens samen of deze persoon óf iemand anders de taak verder op gaat pakken. Dus evalueer de vorm, niet de inhoud.

De essentie: vertrouwen is 6x winst (en nog vaker)!

Op deze manier vertrouwen en verantwoordelijkheid geven heeft grote gevolgen!

  • de persoon die vertrouwen en verantwoordelijkheid krijgt gaat toegewijder en vrolijker werken (voor zover dat al mogelijk was)
  • jij hoeft niet overal meer aan te denken en alles te kunnen
  • de agenda wordt een stuk korter
  • de agendapunten die nog over blijven kunnen nu grondig besproken worden, daar is eindelijk tijd voor
  • zo hoeft iedereen minder af te stemmen én wordt iedereen meer in z'n kracht gezet
  • zo is er meer tijd voor de dingen die er echt toe doen (de klant, de client, de leerling)!

Meer weten?

Deze tip is één van de 6 stappen naar effectief en plezierig vergaderen.

Wil je de andere stappen ook weten? Meld je dan aan voor ons webinar. In een uur laten we je de 6 stappen zien en krijg je tools (en meer) om aan de slag te gaan in je team.

Via deze link krijg meer informatie over het webinar en kun je aanmelden >>

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen

Wij gebruiken cookies