Vandaag hebben we een vergadertip voor je. Eentje die extra tijd lijkt te kosten, maar daarna heel veel focus en tijdswinst oplevert.
Volle focus
Begin elke vergadering met een check-in.
Na de check-in bespreken we alle praktische punten. Moet er bijvoorbeeld iemand eerder weg, willen we nog horen hoe het is vergaan met de besluiten uit de vorige vergadering, zijn er nog mededelingen, etcetera.
Daarna gaan we pas de inhoudelijke punten bespreken, de punten waarover we rondes willen doen, de punten waarover we een besluit willen nemen. We hebben dan dus in kunnen checken, kunnen vertellen wat voor ons belangrijk is dit overleg én we hebben alle praktische punten besproken. Daarmee kan de volle focus op de inhoudelijke bespreking, alle afleiding is geëlimineerd!
Hoe dan?
Volg de volgende stappen:
1. Doe eerst een ronde met de vraag welke agendapunten men besproken wil hebben
Er kunnen dus nieuwe agendapunten toegevoegd worden. Wil je dat niet, wil je dat in de vergadering geen agendapunten meer toegevoegd kunnen worden? Wees voorzichtig om dat samen te besluiten, want soms is een nieuw agendapunt opeens urgent. En: in het vaststellen van de volgorde kan samen besloten worden dat een nieuw agendapunt onderaan komt te staan en dus wellicht niet besproken wordt. Ons advies is om zoveel mogelijk ruimte te geven en te vertrouwen op het proces, te vertrouwen op de kracht van jullie samen: jullie gaan hier samen uit komen!
2. Vervolgens doen jullie een ronde waarin iedereen zijn mening geeft
Iedereen krijgt de ruimte zijn/haar voorkeur aan te geven: in welke volgorde wil jij de bespreking, welke punten zijn voor jou belangrijk.
3. Doe een ronde om te reageren op elkaar
Heb je iets gehoord wat een nieuw inzicht gaf? Noem dat en stel je eventuele voorkeuren bij.
4. Doe een voorstel en kom tot een consent
Lees in deze blog hoe je een besluit neemt met consent 😉
Voila, vol-focus aan de slag!
