arrow_drop_up arrow_drop_down
21 mei 2019 

“Dit duurt te lang!” (efficiënt vergaderen is vaak helemaal níet effectief)

Praten in rondes, je mond houden zolang je niet aan de beurt bent… “dat duurt toch veel te lang??” 
Veel mensen beginnen er niet aan, omdat ze denken dat het meer tijd gaat kosten. En die kostbare tijd hebben we niet.
Efficiënt vergaderen is hip, maar vaak helemaal niet effectief op lange termijn. In deze blog hoe je effectief en duurzaam kunt vergaderen!

Duurt te lang

Jullie zijn druk. Er is altijd veel werk te doen en in de vergaderingen is er altijd veel te bespreken.

Je vindt het best een nobel idee om iedereen aan het woord te laten, maar dan gaat het allemaal nog langer duren. Daar is geen tijd voor!

Ja, we staan als land bekend om het polderen, maar daar zijn we meestal niet heel blij mee. Eindeloos praten en niemand echt tevreden.

Echt ideaal gaat het nu ook niet, er zijn wel eens collega’s die klagen over de vergaderingen. Dat ze nog iets wilden zeggen, maar we alweer door moesten. Ach, dat hoort erbij, dat is nou eenmaal wat vergaderen is…

Hekel aan polderen

De verwarring met polderen en eindeloos praten kom ik vaak tegen.

Als mensen iets lezen over praten in rondes associeren ze dat gelijk met polderen. En polderen zijn weinig mensen enthousiast over. Het wordt gezien als noodzaak, om verschillen te overbruggen. Een alternatief lijkt er niet te zijn. Dus gaan we eindeloos praten en hopen we vroeg of laat tot een compromis te komen… een besluit wat vaak vlees noch vis is…

Ik heb een hekel aan polderen!

Het lijkt namelijk of we samen tot een oplossing proberen te komen, maar stiekem proberen we allemaal het maximale voor onszelf eruit te halen.

En dát is waarom het zo lang duurt en dát is waarom de besluiten vaak half-bakken zijn.

Als vergaderen een strijd is, zijn er aan het eind alleen maar verliezers!

Heb je niet verloren op je standpunt, dan wel op de relatie met de ander.

Duurt te lang op korte of op lange termijn…?

Nog een opmerking over tijd.
Pak eens pen en papier en neem een lastig agendapunt in je hoofd, iets wat pas op de agenda stond.

  1. Schrijf eens op hoe vaak het agendapunt op de agenda heeft gestaan.
  2. Maak een schatting van de tijd die jullie eraan besteed hebben.
  3. Tel daarbij op hoelang het buiten de vergadering besproken is tussen deze en gene (voorbespreking, inventariseren van standpunten, creëren van coalities, etcetera).
  4. Doe daar nog de tijd bovenop die collega’s achteraf besteed hebben aan het uitwisselen van hun frustraties over de vergadering en het genomen besluit.

Zo kan ik nog wel even doorgaan…

Tijd is namelijk een relatief begrip: er is ‘tijd op korte termijn’ en ‘tijd op lange termijn.’

Misschien leek jullie bespreking heel efficiënt, maar hoe vaak moet je achteraf niet concluderen dat iets maar voort blijft slepen?
Dat jij dacht dat het genoeg besproken was, maar dat het op een onverwacht moment toch weer op tafel komt?

En hoe vaak heb jij je geïrriteerd aan een collega die zijn mond niet open had gedaan en achteraf toch van alles ervan vond? Of de collega die zelfs begon te saboteren, zijn verantwoordelijkheid niet nam, terwijl hij in de vergadering niet zijn zegje deed…

3x winst

Ons pleidooi (en onze ervaring!): per saldo ga je tijd winnen door iedereen aan bod te laten komen!

De winst ga je pakken op drie verschillende manieren:

  1. door iedereen aan bod te laten komen en te gaan voor een consent-besluit is iedereen na de vergadering tevreden en ontstaat een duurzaam besluit: iedereen kan aan de slag, voorlopig komt het punt niet meer op de agenda. Alle tijd die je na de vergadering nog kwijt was, bespaar je nu!
  2. hoe meer je deze methodiek je eigen wordt, hoe meer jij je mond gaat houden als iemand gezegd heeft wat jij al wilde zeggen. In de vergadering zal meer to-the-point gezegd worden wat er gezegd moet worden en zal er veel minder herhaald worden. Daar zit in het overleg al tijdswinst! Dus vervang ‘het praten in chaos’ door ‘praten in rondes’ en je bent per saldo net zo lang bezig, maar alleen in het tweede geval zal iedereen tevreden zijn…
  3. door zo te vergaderen, doordat iedereen aan bod komt, zal iedereen gelukkiger zijn. Er zal meer onderling begrip zijn, ruimte voor de ander. Dit zal de samenwerking niet alleen effectiever, maar ook plezieriger maken. Dit is denk ik de grootste winst die je kunt pakken! Gelukkige collega’s betekent fijner werken, fijner werken betekent gelukkiger klanten, etcetera.

Dus zwijg, luister en pak die tijdswinst door júist gelijkwaardig te gaan werken!

Review van een sceptische klant

Als uitsmijter een review van een klant die ook zo haar twijfels had bij de snelheid…

Aan het begin van de training stond ik erg sceptisch tegenover de methode. Al die oneindige rondes en praten. Mijn mond houden en op mijn beurt wachten was wel even wennen. Op de tweede trainingsdag en tijdens het oefenen werd mij duidelijk hoeveel winst een team kan halen met het toepassen van de methode. Natuurlijk het kost tijd om het te integreren, te wennen aan de methode. Maar het is zeer de moeite waard, omdat je naar elkaar toegroeit als team. Je geeft elkaar de ruimte, je hoort elkaar en neemt op basis daarvan een besluit. Dan komen ineens de onderliggende persoonlijke normen en waarden boven water wat maakt dat iemand juist wel of niet akkoord gaat met een besluit. Opvallend vind ik dat je door de methode heel bewust punten op de agenda zet. Dan blijkt ineens dat veel punten op de eerdere agenda’s geen inhoudelijke agendapunten zijn. Al met al een inspirerende en handzame methode. Het woord ‘methode’ schiet eigenlijk tekort. Een manier van communiceren, teamen en samenleven!
– Ilja Broekhuis (pedagogisch medewerker en ambulant begeleider bij Stichting Breder)

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen

Wij gebruiken cookies