We kennen het allemaal: de vergadering is bijna afgelopen, het laatste agendapunt is de Rondvraag. Soms vooraf gegaan door WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt). Voor menig deelnemer hét moment om zijn eigen punt in te brengen. Soms duurt die rondvraag nog langer dan de vergadering zelf.’ Deze afsluitende rondvraag kan zomaar verworden tot het centrum van de vergadering: hier gaan de deelnemers het podium pakken waar ze de hele vergadering op gewacht hebben.
De kern van het probleem
We zouden verschillende oorzaken kunnen noemen hiervoor. Als kern van het probleem kies ik dat er geen afstemming is over wat we bespreken, dat er geen afstemming is over de agenda. Blijkbaar hebben de verschillende deelnemers verschillende agenda’s en komt dat pas tot uiting als de vergadering bijna afgelopen is.
Een bijkomende probleem is dat zo de focus van de deelnemers zomaar kan liggen op het einde van de vergadering, dan is het moment dat hun punt eindelijk ingebracht kan worden. Terwijl we volle focus willen op de agendapunten die er voor iedereen toe doen!
De oplossing: verander de structuur van het overleg
De oplossing zit in het veranderen van de structuur van het overleg. Haal ‘de rondvraag’ en haar functie naar voren.
Start een vergadering met een Check-in
Deze ronde is het moment om te zeggen hoe je erbij zit (‘wat heb je nodig om te zeggen om daarna helemaal aanwezig te kunnen zijn in de vergadering’) en wat is je doel voor het overleg. In deze ronde komen de punten naar boven die voor de deelnemers belangrijk zijn dit overleg. In deze ronde gaan we nog niet inhoudelijk in op de punten, maar noteren we ze om straks bij het vaststellen van het Inhoudelijk-deel ze een plek te geven.
Na de Check-in gaan we naar het Huishoudelijk deel
In dit deel doen we mededelingen, blikken we terug op eerdere besluiten én stellen we de agenda voor het Inhoudelijk-deel vast. Als in het Huishoudelijk deel dingen genoemd worden die discussie oproepen of waar mensen hun mening over willen geven, kiezen we ervoor deze mee te nemen naar het Inhoudelijk deel. Ook in het Huishoudelijk deel is dus geen overleg of discussie.
Aan het eind van het Huishoudelijk deel besluiten we samen, met consent, wat de agenda voor het Inhoudelijk deel zal worden (inhoud én volgorde).Dan nu het centrum van de vergadering: het Inhoudelijk deel
Als we de agenda voor het Inhoudelijk deel hebben vastgesteld gaan we vervolgens tot uitvoer hiervan over: het bespreken van de agendapunten. Als bij het bespreken nieuwe agendapunten opborrelen kunnen we (met consent!) besluiten deze in te voegen óf we laten ze liggen voor een volgende keer.
De vergadering sluiten we daarna af met de Check-out
Daarin vertellen we of we ons doel voor het overleg gehaald hebben, of datgene gebeurd is wat voor ons belangrijk was. Hier bespreken we geen nieuwe thema’s meer. Als iemand hier noemt dat hij graag iets nog besproken had, dan wordt dat als mededeling aangehoord. Deze persoon kan dit agendapunt een volgende keer inbrengen en/of leren van de situatie dat hij de volgende keer zijn agendapunt eerder indient (voor de vergadering al óf tijdens de Check-in of het Huishoudelijk deel).
Samengevat
De kern van de oplossing is dat we vóór het bespreken van de agendapunten helder hebben wat de agendapunten zijn die we willen bespreken.
Dat daarmee de volle focus op de bespreking van deze punten kan.
Dat we daarmee gezamenlijkheid en verantwoordelijkheid stimuleren en faciliteren.
En dat we dus geen verrassingen meer achteraf hebben.
