Maak een einde aan al je vergader-ergernissen!
04 april 2018 

Maak een einde aan al je vergader-ergernissen!

BeterBesluit® elimineert elke vergader-ergernis!

Nog 2 ingrediënten zijn er nodig om BeterBesluit een succes te laten zijn. In deze laatste blog in de serie Vergader-ergernissen zal ik het hebben over ‘het doel’ en de ‘bekwame gespreksleider’. En dan is er de hoop voor jou en je team: elke vergader-ergernis kan nu geëlimineerd worden. Actie!

In de eerste blog schreef ik over het veranderen van de structuur. Het probleem van door elkaar heen praten e.d. kwam langs in de tweede blog. In de derde blog introduceerde ik een systeem om systematisch van agendapunt tot besluit te komen.

Wellicht heb je wat adviezen overgenomen. Maar nog steeds lijkt het alsof jullie langs elkaar heen praten en nog steeds komen er mensen te laat, is de koffie niet lekker, etc..

Zoals gezegd zijn er nog twee dingen nodig om de BeterBesluit tot een succes te laten zijn.

1. Het gezamenlijke doel

De eerste is helderheid over jullie gezamenlijke doel (de missie). Waarom zijn jullie bij elkaar? En waar ligt jullie beslissingsbevoegdheid (jullie domein)?

Ga met consent besluiten wat jullie doel is. Helderheid over het doel helpt bijvoorbeeld bij het hakken van knopen: is een voorstel en/of bezwaar ten dienste van het doel of niet? We zeggen dan ook wel ‘de missie is de baas.’ Het helpt om samen te focussen.

2. Een bekwame gespreksleider

Het is ook nodig om een bekwame gespreksleider te hebben. We hebben geen voorzitter meer, niet meer iemand ‘aan het hoofd’ die de knopen hakt, onderwerpen afkapt, e.d.. De gesprekleider is onderdeel van de groep, gelijkwaardig aan de rest. Zijn taak is om het proces te bewaken. De uitdaging is om gelijkwaardig en neutraal te blijven. ‘Ik hoor dat je herhaalt wat je voorgangers gezegd hebben. Ik ben nieuwsgierig: heb je dit nodig om tot je punt te komen of wil je enkel onderstrepen wat je voorgangers zeiden?’ Dergelijke interventie geeft alle ruimte aan de spreker om bij zijn punt te blijven én het helpt de spreker en de groep om gefocust te blijven.

Er zijn nog veel ergernissen genoemd die ik niet langs heb laten komen. Zo zijn er de slechte koffie, mensen die te laat binnenkomen of eerder weggaan, mensen die zich niet voorbereiden en wel mee willen praten, etc etc etc…

Al deze problemen zijn snel opgelost als je ze inbrengt als agendapunt. Bijvoorbeeld ‘ik vind het lastig als mensen later binnenkomen, omdat we dan de vergadering weer half over moeten doen. Graag zou ik met consent besluiten hoe we hier in het vervolg mee omgaan.’ Het duurt even om tot een goed besluit te komen, maar daarna heb je er geen last meer van!

Zo ook voor de koffie (‘ik vind het prettig om te vergaderen met goede koffie. Ik wil graag met consent besluiten hoe we hier betere koffie kunnen hebben’).

En vul zo maar in voor al je overige ergernissen.

Een reactie die ik veel hoor is dat mensen afhaken op de tijd die dit kost. Dat vind ik een non-argument: het kost immers veel meer tijd om je er telkens aan te blijven ergeren. En ook: het werkt verbindend, het helpt om samen te focussen, als je de problemen samen bespreekt en oplost. Het is dus niet enkel tijdswinst (jaja, ik geloof dat het tijdswinst oplevert!), maar ook verbindend, draagt bij aan het werkgeluk, bevordert draagkracht voor alles wat je te doen staat (als ‘medicijn’ tegen ziekteverzuim!), en zo kan ik nog wel even doorgaan…

Als je de BeterBesluit gaat gebruiken, heb je een systeem om elke ergernis constructief op te lossen. Geen enkele ergernis heeft dan nog bestaansrecht. De ergernis is dan nog enkel een aanleiding om af te stemmen. En zo door afstemming meer verbonden te zijn met elkaar én jullie gezamenlijke missie!

Dat dacht ik ook. En je bent niet de eerste die het me zegt. En toch…het is echt waar en het werkt!

Ga aan de slag met alle input die wij je gegeven hebben.

Als je merkt dat het toch niet werkt, als je nog weerstand tegenkomt, neem dan contact met me op. We helpen je/jullie graag verder!

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen