Onze belangrijkste vergadertip: praat in rondes (en zwijg)
27 oktober 2020 

Onze belangrijkste vergadertip: praat in rondes (en zwijg)

Al onthou je helemaal alleen dít van onze aanpak, dan zul je al een wereld van verschil merken: praat in rondes en hou je mond als je niet aan de beurt bent.

Gisteren poste ik op LinkedIn een korte video hierover. Iemand reageerde hierop met “Dat praten in rondes ben ik nog niet van overtuigd. Mooie gedachte overigens, dat wel! Ik hou ervan als het voelt als een natuurlijk gesprek, waarbij je sowieso luistert, doorvraagt… waar de relatie belangrijk is. Praten in rondes vind ik zo gekunsteld.”

Ik wilde hierop reageren met een blog, maar – hoe bizar – die bleken we nog niet te hebben. Tot vandaag!

In deze blog de voordelen én ook de irritaties bij het praten in rondes.

Where the magic happens

Het werkt elke keer weer als een tierelier!
Daarmee wil ik beginnen. Want we kunnen wel argumenten over en weer gaan roepen, maar de praktijk wijst keer-op-keer uit dat het ontzettend goed werkt.

Wat werkt er dan? Waarom is het zo magic? Of – en zo noem ik het liever – goddelijk?

Dat heeft te maken met de volgende factoren:

  • De structuur geeft veiligheid. Want je weet wanneer je aan de beurt komt én ook wanneer je vooral niet aan de beurt bent.
  • Die structuur helpt zo om te zwijgen én om te spreken. De makkelijke prater wordt geholpen te zwijgen, de moeilijke prater wordt geholpen te praten.
  • De structuur bevrijdt iedere deelnemer van de drang om ‘wat op-plopt in je hoofd' gelijk op tafel te gooien.
  • De structuur bevrijdt iedere deelnemer van de zorg dat een onderwerp zomaar verdwenen kan zijn, een besluit zomaar genomen kan zijn. En daarmee bevrijdt het van de drang er tussendoor te vliegen, want ‘voor je het weet is het te laat.'
  • Door de rust en tijd krijgt iedere deelnemers ruimte om eigen standpunt te heroverwegen en echt te luisteren naar de ander.
  • Door de structuur wordt ook discussie voorkomen, wat een groot geschenk is. Wees gerust: de gesprekken gaan uiteindelijk veel dieper! (lees daar meer over in deze blog).

De kern: gehoord worden geeft ruimte voor de ander

Het belangrijkste is dit: door deze structuur voelt iedereen zich echt gehoord. Dát is het!

We weten al dat onderzoek uitwijst dat ‘als mensen zich gehoord voelen, ze hun zin niet meer hoeven te krijgen.'

Dát is exact wat gebeurt als we in rondes praten:

  • doordat mensen zich gehoord voelen, hoeven ze hun zin niet meer te krijgen.
  • doordat mensen zich gehoord voelen, kunnen ze ook echt gaan luisteren naar de ander.
  • doordat mensen zich gehoord voelen, hebben ze niet meer de drang zichzelf op te dringen, zichzelf te herhalen, etcetera.

Vorige week schreef ik nog over het gesprek met een andersdenkende. Ook daarin speelt dit: er ontstaat pas een dialoog als die ander zich echt gehoord voelt. Is er geen dialoog, ga er dan maar vanuit dat de ander (of jij zelf) zich nog niet echt gehoord voelt.

Luisteren is moeilijk

Echt luisteren naar de ander – bij de ander zijn zonder overheerst te worden door je eigen gedachten – is moeilijk. Ik ken weinig mensen die dat kunnen. Ehm, die dat kunnen zonder het praten in rondes. Want dán blijken we het wél te kunnen!

Wie is de persoon uit jouw omgeving die jou echt hoort, die niet telkens ook met zijn eigen verhaal komt?

Onze vragen aan een ander zijn meestal auto-biografisch, gaan vooral over jouw nieuwsgierigheid, jouw ideeën bij het verhaal.

Wie stelt vragen die jou helpen om dichter bij jezelf te komen?

Daarom ben ik zo dankbaar dat ik deze structuur gevonden heb: het helpt mij keer op keer om echt te luisteren naar de ander. Dat lukte mij niet zonder deze structuur. Ik stroom over van verhalen, ideeën, snelheid en meer van dat. Door de rondes ontstaat er rust in mij om te luisteren, te reflecteren, wat op te schrijven en weer door te strepen, kort en bondig te zijn. Daardoor ben ik relaxter én geniet mijn omgeving daarvan mee.

Zelfs de prater wordt er blij van

Wellicht denk je dat dit vooral prettig is voor de mensen die wat lastiger zichzelf inbrengen in een overleg, voor de mensen die wat lastiger praten of wat secundairder reageren. Niets is minder waar!

Er is namelijk een reden dat die prater zo makkelijk praat. Het kan enthousiasme zijn, het overlopen van ideeën. Of wellicht voelt deze persoon veel verantwoordelijkheid voor de voortgang, heeft de prater zorg of het wel de goede kant op gaat, etcetera. Lees hierbij ook eens de blog ‘Hoe je de eindeloze prater respectvol stil kunt krijgen.

Bij het vorige kopje schreef ik al waarom ik zo blij ben met deze structuur. Ik ben zo'n prater, een voorzitter, een leider. Nu ik weet en ervaar dat ik gehoord word, nu ik geholpen wordt om mijn mond te houden, hoor ik zoveel meer bij de ander.

Ik ontdek hoeveel wijsheid er in de ander zit. Ik ontdek ook hoe de betrokkenheid van anderen mijn ideeën verrijkt. Meer dan ooit ervaar ik dat we samen zoveel wijzer en sterker zijn dan alleen.

Mijn grootste frustratie bij praten in rondes

Toch is het irritant als iemand na mij iets zegt waar ik van alles vindt. Ik moet dan dus een hele ronde wachten tot ik mag reageren.

Uiteindelijk ben ik er toch blij mee, dat ik moest wachten.

Want door een ronde te wachten…

  • heb ik mijn eerste impuls kunnen heroverwegen
  • heb ik kunnen luisteren naar de reactie van de andere deelnemers
  • zo heb ik ook na kunnen denken over andere invalshoeken dan de mijne
  • ontstaat er een veel evenwichtiger en constructievere bijdrage tegen de tijd dat ik aan de beurt ben
  • het bepaalt me bij de kern en helpt me om dit constructief in te brengen!

Uitgangspunt – vrijheid mag

Gaat het helemaal niet zo beroerd in je overleggen?

Neem toch als uitgangspunt dat je praat in rondes. Hiermee behoud je voortdurend de veiligheid: voor prater (om te luisteren) én zwijger (om te praten).

Toch is het soms handiger om bijvoorbeeld tijdens een brainstorm lekker door elkaar heen te praten.

  1. Besluit samen of dit voor iedereen ok is.
  2. Zo ja, doe het dan lekker!
  3. Sluit altijd weer af met een ronde: wat heb je allemaal gehoord, waar wil je meer van, wat niet, etcetera.

Door altijd weer terug te keren naar een ronde, zorg je dat er altijd ruimte is om iets te zeggen.
Door altijd weer terug te keren naar een ronde, zorg je dat iedereen zich gehoord voelt én iedereen geholpen wordt om naar de ander te luisteren.

Wijk niet af van de ronde omdat jij denkt dat dit wel kan. Waarschijnlijk ben jij een prater, heb jij niet zoveel veiligheid nodig om je ding te zeggen. Denk aan de wijsheid van de zwijger en blijf in de ronde. Samen met die ander ben jij veel mooier en wijzer!

Er is hoop: het gaat vanzelf natuurlijk voelen

O ja, nog 1 ding, over dat het niet natuurlijk voelt. Laat dat geen argument zijn. Mijn eerste rijles voelde heel onnatuurlijk. Nu ik 20 jaar verder ben, gaat autorijden vanzelf. Zo is het ook met praten in rondes: hoe meer je het doet, hoe natuurlijker het gaat voelen.

Sterker nog: als je eraan gewend raakt, kan het vreselijk zijn om in een overleg te zitten waarin níet in rondes gepraat wordt!

Over ‘natuurlijk voelen' gesproken: tegenwoordig voelt ‘door elkaar praten' voor mij als onnatuurlijk. Zo kan het lopen… 😉

Meer weten?

Doe een keer met een gratis webinar. Daarin leggen we je meer uit over onze methodiek en waarom het zo krachtig werkt. Meer informatie en aanmelden via deze link.

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen