De voor- en nadelen van timeboxen in je vergadering
15 december 2020 

De voor- en nadelen van timeboxen in je vergadering

Onze belangrijkste tip is ‘praat in rondes en hou je mond als je niet aan de beurt bent.'

Dat kan flink wat tijd kosten. We krijgen daarom ook regelmatig de vraag of het slim is om te timeboxen, om duidelijk vast te leggen hoelang een beurt of agendapunt mag duren.

Daar kleven nogal wat voor- en nadelen aan…

De voordelen

1. Alles binnen de tijd bespreken

Met het vastleggen van tijd kun je precies uitrekenen hoelang de ronde en de agenda gaan duren. Op deze manier kunnen er veel agendapunten besproken worden. Door timeboxen voorkomen we ook dat mensen veel en lang gaan praten.

‘Beheersbaar' is een woord wat hierbij past. Voor de mensen die graag controle willen klinkt dit waarschijnlijk als muziek in de oren. Kom op, tempo, we moeten door!

2. Meer focus

Als mensen maar kort de tijd krijgen, zullen ze beter moeten voorbereiden wat ze willen zeggen. En als ze dan aan de beurt zijn, zullen ze kort en bondig moeten praten. Er is geen ruimte voor ‘teveel', dus alle smurrie moet er tussenuit, alles wat maar een beetje overbodig is moet achterwege gelaten worden. Dat wat gezegd wordt moet ook echt relevant zijn, want je beurt is zo voorbij.

3. Urgentie draagt bij aan daadkracht

Dit punt sluit aan bij het vorige punt: we hebben geen tijd te verliezen, dus moeten een besluit nemen. Die urgentie kan helpen om niet te lang stil te staan bij lichte bezwaren en dwingt selectief te zijn in je bezwaren.

Eerder schreef ik over het rechercheteam van het tv-programma Hunted. Zij moeten boeven vangen en snel ook. Dat dwingt tot snelle besluiten, er is geen tijd om alles eindeloos te overwegen en van voor en achter te bekijken. Lees de blog over Hunted via deze link.

De nadelen

1. Duur is vooraf onbekend

Soms verwachten we dat iets snel zal gaan en dan duurt het toch opeens een tijd…

Soms denken we dat iets heel delicaat gaat zijn, gevoelig, lang gaat duren, en dan zijn we opeens snel klaar.

Je weet nooit wat er allemaal speelt en daarom kun je zelden goed inschatten wat een goede lengte voor een beurt of agendapunt is.

Als je dan gaat timeboxen, ben je dan ook nog flexibel als het agendapunt toch meer tijd nodig lijkt te hebben? Of kap je het punt dan af, met als risico dat het op termijn nog veel meer gedoe gaat geven (volgende week weer op de agenda bijvoorbeeld…)?

2. Iedereen is anders

Sommige mensen denken en praten snel. Andere mensen hebben meer tijd nodig.

One size fits nobody!

Vastleggen hoelang iemand mag praten kan zomaar voorbijgaan aan de uniciteit van mensen. Sommige mensen hebben het nodig om wat reflecterend en peinzend te praten en komen zo al pratend tot hun punt. Tot hun waardevolle punt!

We zouden zomaar deze wijsheid kunnen missen als we teveel druk op de tijd leggen.

Als mensen die druk voelen, zijn ze bij voorbaat al minder open en reflectief.

Het is juist de veiligheid van ‘ik mag er nu helemaal zijn' die zorgt dat agendapunten snel gaan en besluiten gedragen worden. Door een tijdsbeperking in te stellen, voelen mensen zich minder vrij en zal daardoor minder op tafel komen. Tsja, dan ben je sneller klaar, maar op langere termijn veel verder van huis…

3. We zijn er bijna…

Beter neem je dan nog even de tijd om het zorgvuldig af te ronden en af te hechten. Soms kun je met ‘5 minuten doorgaan' wel uren besparen op de lange termijn. Ik zie het vaak gebeuren als teams timeboxen: een punt wordt te snel afgerond, waardoor niet alles gezegd is, waardoor er veel gedoe in mensen en tussen mensen ontstaan (of in stand blijft). Was er even een paar minuten extra genomen, was die tijdsdruk even losgelaten, had iedereen alle ruimte gekregen, dan had dat zoveel tijd en gedoe bespaard!

Hoe het kan werken

De nadelen kunnen zoveel impact hebben op het gevoel van veiligheid en ruimte, dat ik adviseer zo min mogelijk te timeboxen. Toch zijn er wel wat manieren om er mee aan de slag te gaan. Ik geef 3 tips en daarna als apart kopje nog een evergreen-tip, een tip die je in veel meer blogs van ons tegen zult komen.

1. Wees duidelijk

Leg uit waarom je wilt timeboxen, wat de nadelen zijn, maar waarom je desondanks toch kiest om het in te zetten. Leg uit hoe de procedure gaat, hoeveel tijd er is, etcetera.
Zorg dat alles helder is, dat er ruimte is om vragen en bezwaren te hebben.

Duidelijkheid zorgt voor veiligheid, veiligheid zorgt voor openheid en effectiviteit.

2. Geef tijd

Je kunt bijvoorbeeld een check-in en check-out goed timeboxen. Iedereen krijgt een halve minuut om te zeggen hoe hij/zij erbij zit en wat het doel voor het overleg is.

Zorg dat iedereen eerst in stilte een minuut heeft om zich voor te bereiden, om op te schrijven wat hij wil delen. Doe daarna de ronde.

Let op: wees flexibel als er iets bovenkomt wat belangrijk is! Strikt vasthouden aan de halve minuut kan gevaarlijk zijn (zie ‘De nadelen').

3. Gebruik een wekker (en vergeet em ook weer)

Zet de wekker op 30 seconden en laat dan het alarm afgaan. Als iemand nog niet klaar is, zal het signaal helder zijn, ‘tijd om af te ronden.' Als een paar mensen zijn geweest, zul je merken dat er een halve-minuut-flow is en mensen geen wekker meer nodig hebben om snel hun punt te maken. Je kunt dan voor jezelf nog wel de tijd bijhouden, maar haal de druk en afleiding van de wekker er maar af.

De evergreen-tip

Bespreek het met z'n allen en besluit samen hoe jullie om willen gaan met timeboxen.

Dit is een tip die we vaak noemen. Bij veel vergader-thema's kan het helpen het er eens over te hebben en samen een besluit te nemen. Bijvoorbeeld over hoe jullie om willen gaan met de check-in, wanneer je nog agendapunten in kunt leveren, of jullie inderdaad in rondes willen praten, etcetera. Op die manier kunnen jullie dus ook een besluit nemen hoe jullie om willen gaan met timeboxen.

Het grote voordeel is dat je op deze manier een besluit neemt waar je alle volgende vergaderingen baat bij hebt. Iedereen heeft namelijk z'n zegje kunnen doen, het besluit is gedragen door iedereen, dus is er ruimte om het zonder gedoe toe te passen.

Dus eerst formaliseren door een gedragen besluit en vervolgens de vrijheid om het in te zetten.

“Onze vergaderingen duren te lang!”

Dat je wilt timeboxen heeft waarschijnlijk met deze kreet te maken: je wilt graag in minder tijd meer bespreken. We schreven daarover eerder de blogs ‘Iedereen recht doen én snel gaan in je vergadering', ‘Wat te doen met een overvolle vergaderagenda' en ‘Halveer je vergaderagenda.'

Klik op de links om de blogs te lezen.

Meer tips?

Wil je meer tips voor effectiviteit én plezier in je vergaderingen?
Doe dan mee met ons gratis webinar.
Meer informatie en aanmelden voor het webinar kan via deze link >>

Over de schrijver
Adrian Roest is coach, trainer, gespreksleider en adviseur bij SamenWerkt.nu Coöperatie UA. Hij houdt van humor en authenticiteit en creëert met zijn gelijkwaardige houding snel een veilige sfeer voor het hele team.
Reactie plaatsen